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  • Gino Vermeulen

L'importance d'un système de réservation efficace

Il y a quelques décennies à peine, il fallait courir jusqu'au téléphone fixe pour ne pas rater une réservation.


Aujourd'hui, certaines réservations se font encore par téléphone - fixe ou mobile. Mais le formulaire de réservation sur votre site web ou vos réseaux sociaux est également très utile pour que les clients puissent réserver. Une autre option consiste à envoyer un message via SMS, Messenger ou Whatsapp.


Ces innombrables façons de réserver augmenteront, sans aucun doute, le nombre de clients et vous en serez évidemment ravis. Ce qui est plus difficile pour vous à gérer, c'est le fait que cela allez souvent perdre la vue d'ensemble. Les nombreux canaux par lesquels les réservations peuvent arriver ne facilitent pas l'organisation de votre activité.

Un agenda classique


Tenir un agenda est un système solide et classique pour suivre les réservations. Mais un agenda classique présente également de nombreux inconvénients.


Vous ne l'avez pas toujours à portée de main. Les gens ont de moins en moins de patience. Si vous ne confirmez pas leur réservation assez rapidement, ils recherchent souvent un endroit où ils obtiennent une confirmation immédiate.


Différents collaborateurs peuvent faire des réservations dans un agenda classique et plus il passe de mains, plus il risque de se perdre un jour ou l'autre.


Si vos employés ne sont pas au courant des réservations effectuées via d'autres canaux, il y a de fortes chances que votre organisation soit complètement bouleversée.


De nombreuses entreprises de restauration n'ont toujours pas franchi le pas d'un agenda classique vers une système de réservation centralisé. Est-ce que vous vous en tenez encore à une copie réduite d'un agenda qui traîne partout dans votre restaurant ? Dommage, car vous pouvez manquer de nombreuses opportunités à cause de cela.


Un système de réservation centralisé


Moins de travail et moins d'erreurs

Il est très facile de tout simplement oublier une réservation qui vous parvient par message, sur votre téléphone portable, lorsque vous êtes en train de choisir des ingrédients au marché. Et il est également facile de se tromper dans une réservation en raison de l'activité intense de votre établissement. Vous confirmez peut-être trop tôt sans avoir d'abord vérifié l'agenda.


Un système de réservation en ligne peut vous aider dans de telles situations. Toute réservation peut être acceptée en un seul clic. Vous gagnez un temps précieux et voyez toutes les informations sur les réservations à l'écran.


Réduire le nombre de "no-shows"

Les clients qui ne se présentent pas causent des pertes financières. Non seulement vous avez acheté des ingrédients et prévu des collaborateurs supplémentaires, mais vous avez également manqué la chance d'accepter des clients qui se présentent spontanément, si vous devez "bloquer" des tables.


Avec un système de réservation centralisé, vous pouvez automatiquement rappeler aux clients leur réservation. D'autre part, les clients peuvent facilement vous faire savoir à l'avance s'ils seront en retard pour une raison quelconque.


Un autre avantage non négligeable est que vous pouvez facilement demander un acompte via le système de réservation. Les clients ne veulent pas perdre un acompte. Si vos clients ne se présentent pas de toutes façons, au moins vous n'aurez pas tout perdu.


Toutes les informations au même endroit

Si toutes les informations sont collectées en un endroit centralisé, vous, en tant que restaurateur, avez une meilleure vue d'ensemble.


En premier lieu, vous évitez les doubles réservations. Mais cette vue d'ensemble garantit également une organisation plus efficace dans d'autres domaines.


Vous pouvez acheter des ingrédients plus ciblés. Vos collaborateurs peuvent s'arranger à l'avance dans la salle. Votre chef peut mieux se préparer. Vous pouvez mieux planifier votre personnel.


Vous apprenez à mieux connaître votre entreprise

Un système centralisé de réservation en ligne vous offre une analyse claire qui peut vous aider à développer votre activité de restauration.


Vous obtenez une meilleure vue de l'heure à laquelle quel type de clients effectuent des réservations. Vous pouvez savoir précisément quels canaux de réservation sont les plus populaires, et en profiter pour mener des campagnes de marketing supplémentaires. En gardant une trace des données de vos clients, vous pouvez fournir des suggestions personnelles et optimiser vos services.


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Dans le cadre de mon activité de consultant de l'horeca, je suis naturellement de près tous les développements. Je vous invite à vous abonner à mon bulletin d'information si vous souhaitez rester informé. Vous pouvez bien sûr toujours me contacter pour toute question spécifique.