Comme vous le savez probablement, l'élaboration d'un calendrier efficace pour le personnel peut être un véritable casse-tête.
En tant qu'entrepreneur de l'horeca, vous devez tenir compte de nombreux éléments lors de l'élaboration du planning : les périodes de forte affluence, les périodes de vacances, les événements que vous avez prévus, l'occupation optimale, les frais de personnel et les souhaits de vos employés.
Des facteurs externes tels que la météo ou un événement proche peuvent également affecter votre planification. Lorsqu'il fait beau, il y a de fortes chances que votre terrasse soit occupée. Les événements organisés dans la région peuvent également attirer davantage de visiteurs.
Et puis, malheureusement, il y a aussi les imprévus... le club cycliste local qui vient se rafraîchir sur votre terrasse après une sortie fatigante, votre chef cuisinier qui tombe malade, un membre du personnel de votre salle qui ne se présente pas, etc.
Étape 1 : un emploi du temps anonyme
Si vous souhaitez établir un planning pour la semaine ou le mois à venir, vérifiez tout d'abord quelles fonctions et combien d'employés il vous faudra chaque jour. Ne mentionnez pas encore de noms, l’emploi du temps doit pour l'instant rester anonyme.
Déterminez le nombre minimum et maximum d'employés requis par fonction. Tenez également compte des différentes équipes et indiquez les heures de début et de fin de chaque équipe.
Étape 2 : Qui est disponible ?
Découvrez quels employés sont disponibles à quel moment et pour combien d'heures.
Positionnez cette information dans une vue d'ensemble de façon claire pour tous les employés par fonction.
Étape 3 : le puzzle peut commencer
Maintenant que vous avez une vue d'ensemble de l'emploi du temps et que vous savez qui est disponible et quand, vous pouvez commencer à établir votre emploi du temps de manière concrète.
Commencez par les employés à plein temps, puis planifiez les employés à temps partiel. Indiquez la fonction et les compétences de chaque employé. Tenez compte des préférences en matière de jours, d'équipes et de jours de congé. Cela vous coûtera un peu plus de temps et de travail d’élaboration, mais des employés satisfaits sont plus motivés pour faire du bon travail.
S'il y a des lacunes dans votre planification, comblez-les avec des indépendants ou du personnel flexible. Assurez-vous de disposer d'une liste d'employés de réserve que vous pourrez toujours contacter en cas d'imprévu.
Étape 4 : Informer tout le monde de la planification
Maintenant que vous avez établi un planning définitif, vous pouvez informer tout le monde et le distribuer à vos employés.
Vous pouvez afficher le planning sur un A 4 dans une salle commune. De cette façon, tout le monde peut consulter le planning ou ... pas. Il s’agissait d’une excellente solution par le passé, mais les temps ont changé.
Aujourd'hui, les applications numériques sont largement utilisées et pour tenir tout le monde informé du planning ou - peut-être plus important encore - des changements, ce sont des solutions très efficaces. Bien sûr, vous pouvez faire appel à des entreprises spécialisées qui proposent des solutions sur mesure, mais des outils en ligne tels que Google drive, Google calendar ou Dropbox font également parfaitement l'affaire. De plus, vous pouvez utiliser ces outils de manière totalement gratuite.
La plupart des personnes gardent leur smartphone à portée de main. Si le planning est modifié, tout le monde est immédiatement informé et les changements risquent moins d'être négligés. Chaque employé sait à distance où il se situe. Est-il possible de faire encore plus facile ?
Rester informé
Dans le cadre de mon activité de consultant de l'horeca, je suis naturellement de près tous les développements. Je vous invite à vous abonner à mon bulletin d'information si vous souhaitez rester informé. Vous pouvez bien sûr toujours me contacter pour toute question spécifique.